Jumat, Desember 04, 2020

Kendala dan solusi ketika melakukan Verval Ijazah

Ketika mau melakukan verval ijazah melalui lama infoGTK info.gtk.kemdikbud.go.id dan saat melakukan proses pencarian nama Unversitas atau Pertuguruan Tinggi, ternyata nama Universitas tersebut tidak ditemukan pada sistem. Kendala ini banyak sekali ditemukan oleh para PTK yang akan melakukan proses verval Ijazah yang merupakan syarat dari uji PPPK. Untuk itu, berikut akan diberikan beberapa tips untuk mengatasi masalah tersebut:


Cara Melakukan Pencarian Nama Universitas atau Perguruan Tinggi Melalui Verval Ijazah:
satu, Pastikan riwayat jenjang pendidikan S1 telah masuk aplikasi Dapodik. Jika sudah, pastikan data yang sudah masuk tersebut tidak ada yang keliru atau berupa Singkatan atau akronim, disarankan untuk segera melakukan perbaikan dan mengganti dengan nama lengkap dari Universitas tersebut pada aplikasi Dapodik. Contoh, UNNES diganti menjadi Universitas Negeri Semarang.

dua, Ketika melakukan pencarian nama Universitas di Verval Ijazah, pastikan keyword atau kata kunci pencarian tidak berupa singkatan. Seperti nama Universitas Negeri Semarang yang diketik singkat menjadi UNNES atau unnes. Disarankan untuk mengetik nama universitas atau perguruan tinggi tersebut secara lengkap pada kotak pencarian.

tiga, Nama perguruan tinggi atau Universitas biasanya diikuti nama daerah atau Provinsi lokasi dari Universitas tersebut, untuk mempermudah proses pencarian, setelah mengetik nama Universitas tambahkan juga keyword dari lokasi universitas tersebut, seperti Semarang atau Yogyakarta. Atau juga bisa langsung mengetik menggunakan nama daerah saja tanpa menggunakan nama Universitas, maka maka hasil pencarian akan menampilkan nama-nama berupa daftar atau list dari Universitas yang ada pada daerah tersebut.

empat, Begitu pula jika nama resmi dari Universitas atau Perguruan Tinggi tersebut memang mengandung unsur dari nama daerahnya seperti Unnes atau Universitas Negeri Semarang. Maka ketika mengetik Semarang maka salah satu list dari nama sudah pasti akan menampilkan nama dari Universitas Negeri Semarang.

lima, Tips tersebut juga efektif jika digunakan untuk mencari nama dari Program Studi atau prodik, misal pada pencarian prodi Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer. Ketika mengetik nama lengkap dari suatu prodi, biasanya sering terjadi gagal pada proses pencarian, akan lebih efektif jika pada kolom tersebut cukup diketik kata kunci "Informatika" maka kemungkinan nama-nama prodi yang memiliki suku kata informatika akan muncul dalam daftar pencarian tersebut.

enam, Setelah dilakukan pencarian dan data yang muncul masih mengalami ketidakcocokan dengan dokumen Ijazah asli, maka lakukan pengecekkan atau verifikasi data pada sistem PD Dikti atau sistem SIVIL. Dan jika setelah dilakukan pengecekkan memang masih terdapat data yang tidak cocok atau keliru, maka disarankan untuk segera melakukan perbaikan dengan cara menghubungi pihak Universitas terkait untuk segera melakukan perubahan data dan sinkronisasi data ke pusat.

tujuh, Proses verval ijazah hanya dapat dilakukan oleh PTK yang telah menyelesaikan pendidikannya di Universitas dan telah menerima bukti fisik berupa lembar Ijazah dan data PTK juga sudah dikirim ke pangkalan data pusat PD Dikti atau SIVIL. Sehingga bagi para PTK yang belum dinyatakan lulus atau masih menempuh pendidikan di Universitas atau perguruan tinggi, sudah pasti tidak bisa melakukan proses verval Ijazah. 


catatan: sebelum melakukan proses verval ijazah dikomputer, pastikan koneksi jaringan internet pada komputer tersebut stabil. Karena keterbatasan bandwith yang dimiliki oleh pemerintah pusat, terkadang ketika akan melakukan verval ijazah terutama pada jam sibuk, beberapa kali sistem verval ijazah tersebut sering mengalami down. Juga pastikan ketika sudah masuk ke lama web InfoGTK, waktu loading atau waktu untuk masuk ke sistem informasi tersebut tidak lama, karena jika terlalu lama bisa jadi ketika melakukan proses verval ijazah juga tetap akan gagal.

Usahakan juga, ketika melakukan proses verval ijazah, lakukan pada waktu jam istirahat atau bukan pada jam sibuk kerja, pada waktu tengah malam atau waktu subuh biasanya kondisi sistem sedang berada dalam kondisi baik atau stabil begitupun juga akses ke server pusat.




Kemudian, setelah berhasil masuk ke dalam sistem verval Ijazah, beberapa teman PTK juga mengeluhkan kendala lain yaitu Nomor Ijazah PTK yang tidak muncul pada verval. Sebelum lebih lanjut, perlu dipahami bahwa proses verval ijazah merupakan proses verifikasi dan validasi data ijazah atau dokumen fisik ijazah terhadap data yang disimpan di pusat. Verifikasi merupakan proses pemeriksaan data yang ada pada pusat terhadap data asli yang terdapat pada dokumen PTK. Sedangkan Validasi merupakan proses persetujuan yang dilakukan oleh PTK, sebagai bentuk bukti bahwa data verifikasi yang telah tersimpan atau tercatat adalah sesuai atau sah. Apabila data yang telah ditemukan masih ada yang tidak cocok atau keliru, maka disaran kan untuk menunda dulu proses verval Ijazah

Adapun data-data yang perlu dilakukan verifikasi pada saat verval Ijazah adalah: Nama PTK, Nama Perguruan Tinggi atau Universitas, Nama Program Studi atau Prodi, Nomor Ijazah, Tahun Masuk Universitas, dan Tahun Lulus dari Universitas.

Dari beberapa data tersebut, sering sekali para teman-teman PTK mengalami kendala pada bagian Nomor Ijazah, dimana tidak sedikit PTK menemukan bahwa nomor ijazah yang dicari "tidak ditemukan" atau null. Berikut ini akan diberikan beberapa tips terkait permasalah tersebut:

Tips Pencarian Nomor Ijazah yang Tidak Ditemukan pada Verval Ijazah
pertama, Tidak ditemukannya data atau nomor ijazah PTK pada verval disebabkan oleh beberapa hal berikut, yaitu: satu, PTK masih menempuh pendidikan atau belum lulus kuliah dari universitas sehingga belum dapat Ijazah. dua, PTK memang belum mendapatkan Ijazah karena memang baru lulus kuliah. tiga, PTK lulus sebelum tahun 2002. empat, Data Ijazah PTK memang belum dikirim oleh Universitas ke DIKTI. Untuk itu silahkan memastikan data tersebut melalui sistem informasi PD Dikti atau SIVIL.

kedua, Jika setelah dilakukan verifikasi data ternyata masih ada data yang tidak lengkap. Maka solusi satu-satunya adalah menghubungi pihak Universitas atau Perguruan Tinggi, karena perubahan data hanya bisa dilakukan melaui instansi tersebut begitupun juga terkait dengan data Nomor Ijazah.




Jika telah selesai melakukan verval Ijazah maka hasilnya dapat dipantau pada laman InfoGTK. Baru-baru ini beberapa rekan yang telah selesai melakukan Verval ijazah bertanya-tanya terkait maksud informasi yang muncul pada laman infoGTK berupa pesan "Data Hasil Verval Belum di Update ke Dapodik, Sehingga Bisa Saja Ijazah Yang Tertera di Riwayat Pendidikan Formal Masih Belum Sama Dengan Hasil Verval Ijazah".

Hal ini tentu saja membuat khawatir, karena pada beberapa waktu yang lalu tidak muncul informasi tersebut pada laman infoGTK. Lantas, apa yang harus dilakukan Guru atau PTK yang telah selesai melakukan Verval Ijazah jika menerima informasi tersebut pada laman infoGTK?


Solusi terhadap informasi Verval Ijazah pada infoGTK "Data Hasil Verval Belum di Update..."
Informasi tersebut muncul pada laman infoGTK bertujuan agar PTK memastikan data Riwayat Pendidikan yang dimiliki sudah benar atau valid. Sedang proses entry data itu sendiri dilakukan oleh beberapa pihak yaitu Operator Dapodik dilingkungan Sekolah dan PD Dikti dilingkungan Universitas. Untuk itu:

satu, Pastikan bahwa data yang ditampilkan pada laman infoGTK sudah benar.


dua, Jika data yang ditampilkan pada infoGTK masih kosong, atau ada koreksi data, maka PTK sebaiknya melalakukan pemeriksaan data ijazah pada PD Dikti melalui sistem informasi SIVIL, PD Dikti, atau Forlap 2020.

tiga, Sedangkan untuk data Ijazah pada dapodik, dapat dilakukan pemeriksaan mandiri melalui akun pribadi Dapodik sekolah, atau lebih gampang jika berkoordinasi dengan Operator Sekolah

empat, Lakukan sinkronisasi aplikasi Dapodik secara berkala, sehingga data terakhir yang diinput atau direvisi bisa segera masuk ke server pusat.

lima, Terakhir, Disarankan untuk para Guru dan PTK untuk selalu aktif memantau perkembangan informasi terbaru, serta kelengkapan data masing-masing pada laman infoGTK. 




Setelah selesai melakukan verval ijazah, alangkah baiknya jika PTK juga memahami beberapa keterangan Metode dan Status Verval pada Verval Ijazah, guna mengetahui status progress yang telah dilakukan selama Verval dan memastikan bahwa Verval yang telah dilakukan sudah sesuai dengan ketentuan yang dipersyaratkan. 

Biar ga was-was, takutnya masih ada peryaratan yang kurang lengkap atau salah!!

Berbagai Keterangan Metode Verval Ijazah pada InfoGTk
Pada laman infoGTK pada form Status Verval Ijazah S1/D4, terdapat beberapa keterangan, salah satunya adalah Metode Verval, yaitu:

satu, Keterangan Metode Verval adalah "Upload". Jika status keterangan adalah Upload, berarti sedang dilakukan penyelesaian proses Upload data berdasarkan keterangan data Ijazah atau hasil Perbaikan data Ijazah yang telah di kirim ke dalam Verval Ijazah. Keterangan status juga bersamaan dengan status keterangan "Menunggu Proses Pemeriksaan Berkas Oleh Operator Pusat".

dua, Keterangan kedua pada Metode Verval adalah "API". API atau biasa dikenal dengan Application Programming Interface merupakan aplikasi yang digunakan oleh pengembang sistem ataupun juga admin yang bertanggungjawab dalam proses pengintegrasian dan pemberian akses terhadap dua aplikasi yang berbeda atau lebih untuk melakukan suatu proses kerja secara bersama-sama. Dalam hal ini, aplikasi yang diintegrasikan tersebut adalah PD Dikti dan Dapodik.



Berbagai macam keterangan Status Verval Ijazah pada InfoGTK
Pada laman infoGTK pada form Status Verval Ijazah S1/D4, terdapat beberapa keterangan, dimana salah satunya adalah Status Verval, yaitu:

satu, Keterangan Status Verval adalah "Menunggu Proses Pemeriksaan Berkas Oleh Operator Pusat". Keterangan ini mengindikasikan bahwa data PTK sedang menunggu hasil pemeriksaan oleh Operator Pusat yang bertugas. Operator yang bertugas memeriksa data PTK apakah sudah sesuai dengan terhadap bukti fisik yang dimiliki oleh PTK itu sendiri. Dimana hasil dari pemeriksaan tersebut  informasinya akan disampaikan melalui InfoGTK.

dua, Keterangan Status Verval adalah "Verval Selesai". Keterangan ini mengindikasikan bahwa proses Verval Ijazah telah selesai, dengan data yang dikirim juga telah di Periksa oleh Operator pusat.


Dua macam Tombol Verval Ijazah 
Ada dua macam tombol dibawah tabel Data Verval Terakhir, yaitu Lihat Hasil Validasi (warna biru) dan Perbaikan Hasil Validasi (warna kuning). Tombol biru digunakan untuk melihat data hasil Verval Ijazah, sedangkan tombol kuning digunakan untuk melakukan perbaikan data Verval Ijazah yang mengalami masalah dan perlu perbaikan.


Catatan: Jika pada Metode Verval muncul keterangan data "API" dan Status Verval muncul keterangan "Verval Selesai" namun setelah dilihat terdapat data yang masih tidak sesuai seperti Nomor Ijazah yang masih kosong, Tahun lulus yang tidak sama dengan data yang dimiliki, dan beberapa kekeliruan lainnya, maka beberapa beberapa tahapan berikut dapat dilakukan untuk melakukan berbaikan:

satu, Periksa ulang data yang sudah tersimpan pada CIVIL, PD Dikti dan Forlap. Pastikan semua data yang tersimpan pada sistem tersebut sudah cocok dan benar, sesuai dengan data yang dimiliki oleh PTK.
dua, Lakukan proses Verval ulang.
tiga, Pastikan data yang sudah dikirm ulang tersebut sudah benar dan lengkap pada InfoGTK.
empat, Jika sudah lengkap, simpan, dan periksa kembali setelah beberapa hari kemudian. Biasanya data yang telah dikrim ke server pusat memerlukan jeda waktu untuk sinkron terhadap data-data lainnya yang disimpan.
lima, Terakhir, Selalu berdoa kepada Allah SWT untuk selalu diberikan kemudahan dan kelancaran dalam segala proses.

10 komentar:

  1. sudah dihubungi, katanya suruh sabar

    BalasHapus
    Balasan
    1. boro boro mau sabar yang ada was was gimana dong solusinya

      Hapus
  2. jangankan mau verval, baru mau buka web nya aja sudah mau siap-siap banting laptop haha

    BalasHapus
  3. dari yang saya perhatikan, hampir semua website yang dikembangkan oleh pemerintah pusat, pasti salu lambat, apalagi kalo ada edaran atau infor dadakan terkait pemberkasan, emg berapasih alokasi budget buat bandwith nya???

    BalasHapus
  4. Yang menyebalkan itu kita disuruh verval tapi minim sosialisasi, terus waktu pelaksanaannya juga mepet, n pas mau melakukan verval webnya udah keburu bikin emosiiiiii!!!

    BalasHapus
  5. yah beginilah nasib klo punya cita-cita jadi "pelayan" masyarakat haha....

    tau dulu gue mending cita-citanya jadi bos aja yak wkwkwk

    BalasHapus
  6. mbk ngasih solusi ki yang solutif ngono log...

    BalasHapus
  7. Memang kalo jam sibuk mau ke situs pemerintah itu susah, enakan pas lagi tengah malam misalnya jam 12 atau kalo ngga habis subuh juga lancar. Kalo siang sedikit saja biasanya penuh bandwidth nya dan susah diakses padahal kecepatan internet normal di situs lain.

    BalasHapus
    Balasan
    1. semoga ada kebijakan lain yang lebih baik terhadap pengembangan sistem pelayanan online di Indonesia

      Hapus
  8. punya saya sampai saat ini masih menunggu pemeriksan oleh operator pusat.

    BalasHapus

Respon komentar 7 x 24 jam, so please be patient :D